Tips Dokumentasi Outing & Gathering Kantor agar Hasilnya Berkesan
Outing dan employee gathering adalah investasi perusahaan untuk kekompakan tim. Dokumentasinya membuat investasi itu bertahan lebih lama: foto kelompok dipajang di kantor, video highlight dibagikan di grup karyawan, dan materi yang sama bisa dipakai untuk menarik calon karyawan.
Berikut tips agar dokumentasi outing kantor Anda benar-benar berkesan.
1. Kirim rundown lengkap ke tim dokumentasi
Dengan rundown, tim tahu kapan harus siaga di panggung sambutan, kapan menyebar ke pos-pos permainan, dan kapan mengumpulkan peserta untuk foto kelompok. Tanpa rundown, momen penting mudah terlewat.
2. Jadwalkan foto kelompok dan foto per divisi
Foto seluruh peserta dan foto per divisi adalah yang paling sering dicari setelah acara. Karena mengumpulkan puluhan orang butuh waktu, sediakan slot khusus di rundown — idealnya di awal acara, saat semua orang masih rapi dan bersemangat.
3. Momen spontan sama pentingnya dengan acara resmi
Sambutan direksi memang wajib didokumentasikan, tapi yang paling sering dibagikan karyawan justru tawa saat permainan tim, ekspresi kalah-menang, dan momen santai di sela acara. Pastikan tim dokumentasi punya ruang untuk bergerak bebas menangkap momen-momen ini.
4. Pilih video yang tepat
- Video highlight 1–3 menit — paling disukai karyawan, cocok untuk grup internal dan media sosial perusahaan
- Video dokumentasi lengkap — untuk arsip dan laporan kegiatan
- Video pendek vertikal — untuk Instagram atau LinkedIn perusahaan
5. Manfaatkan lokasi
Lokasi outing yang indah adalah latar yang sayang dilewatkan. Di Bogor, misalnya, Kebun Raya Bogor dan kawasan Cijeruk menawarkan latar hijau yang membuat foto kelompok jauh lebih hidup. Foto udara dengan drone juga bisa memperlihatkan seluruh peserta dan lokasinya sekaligus.
6. Tambahkan photobooth
Photobooth membuat karyawan pulang membawa cetakan foto sebagai kenang-kenangan — sekaligus menjadi hiburan di sela acara. Tetra Visual satu perusahaan dengan Tetra Photobooth, sehingga dokumentasi dan photobooth bisa diatur dalam satu pemesanan.
7. Sepakati kapan hasil diserahkan
Antusiasme karyawan paling tinggi di hari-hari setelah acara. Sepakati kapan foto dan video highlight diserahkan, agar bisa dibagikan saat suasananya masih hangat.
Checklist singkat
- Rundown dikirim ke tim dokumentasi
- Slot foto kelompok & per divisi di rundown
- Jenis video yang dibutuhkan sudah ditentukan
- Kebutuhan drone atau photobooth sudah disebutkan
- Tenggat serah hasil sudah disepakati
Rencanakan outing kantor Anda bersama kami
Tetra Visual telah mendokumentasikan gathering dan outing untuk Nutrifood, Astra Isuzu, Vivere Hotel, dan lainnya. Lihat layanan dokumentasi gathering & outing kantor atau langsung ceritakan rencana acara Anda lewat halaman kontak.
